Datenschutzerklärung
Mit der Nutzung der Website des OnlinePortals des Steuerbüros Kottke und sonstiger Internet-Adressen, die auf die Adresse www.steuerberater-kottke.de oder kottke.portalbereich.de verweisen, erklärt sich der/die Nutzer/in mit den folgenden Nutzungsbedingungen einverstanden:
Mit dem Zugriff eines Internet-Benutzers auf diese Website
werden mögliche Identifizierungsdaten (IP-Adresse,
Ausgangs-URL) und weitere Angaben auf dem jeweiligen
Internet-Server gespeichert. Die gespeicherten Daten werden zur
Identifikation und Nachverfolgung unzulässiger Zugriffsversuche
und Zugriffe auf den Internet-Server sowie für statistische
Zwecke verwendet. Eine andere Verwendung der Daten erfolgt
nicht. Die protokollierten Daten werden für die Dauer von drei
Monaten gespeichert und dann gelöscht.
Diese Website benutzt zur Wiedererkennung von Nutzern, sog.
"Cookies", Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert
werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie
ermöglicht. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über
Ihre Benutzung dieser Website (einschließlich Ihrer IP-Adresse)
wird an einen Server von WoltersKluvers Software GmbH übertragen und dort
gespeichert.
Sie können die Speicherung der Cookies durch eine
entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern;
wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall
gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website
vollumfänglich werden nutzen können.
Auf der Website des Steuerbüro Kottke können Sie sich im Addison Online Portal einloggen, sowie Kontakt zu unserem virtuellen Steuerbüro herstellen.
Dazu werden Persönliche Daten nur erhoben oder verarbeitet, wenn Sie diese Angaben freiwillig, z.B. im Rahmen einer Kontaktanfrage mitteilen. Sofern keine erforderlichen Gründe im Zusammenhang mit einer Geschäftsabwicklung bestehen, können Sie jederzeit die zuvor erteilte Genehmigung Ihrer persönlichen Datenspeicherung mit sofortiger Wirkung schriftlich (z.B. per E-Mail oder per Fax) widerrufen. Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergeben, es sei denn, eine Weitergabe ist aufgrund gesetzlicher Vorschriften erforderlich.
Gemäß geltendem Recht können Sie jederzeit bei uns
schriftlich nachfragen, ob und welche personenbezogenen Daten
bei uns über Sie gespeichert sind.
Änderung unserer Datenschutzerklärung
Um zu gewährleisten, dass unsere Datenschutzerklärung stets den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entspricht, behalten wir uns jederzeit Änderungen vor. Das gilt auch für den Fall, dass die Datenschutzerklärung aufgrund neuer oder überarbeiteter Leistungen, zum Beispiel neuer Serviceleistungen, angepasst werden muss. Die neue Datenschutzerklärung greift dann bei Ihrem nächsten Besuch auf unserem Angebot.
Datenschutzhinweise für Mandanten
Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben.
Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maß-geblich nach den beantragten bzw. vereinbarten Dienstleistungen. Daher werden nicht alle Teile dieser Informationen auf Sie zutreffen.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortliche Stelle ist:
Steuerberater Kottke
Dietmar Kottke
Möhringerstraße 80
78532 Tuttlingen
Datenschutzbeauftragter ist:
Derzeit sehen wir von einer Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ab, da in unserer Kanzlei derzeit weniger als neun Personen tätig sind und regelmäßig mit der Datenverarbeitung betraut sind. Sollte sich dies ändern, werden wir Ihnen umgehend eine aktualisierte Datenschutzerklä-rung zukommen lassen.
2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von unseren Mandanten oder anderen Betroffenen erhalten.
Zudem verarbeiten wir – soweit für die Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich – perso-nenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Schuldnerverzeichnisse, Grundbücher, Handels- und Vereinsregister, Internet) zulässigerweise gewinnen oder die uns von
anderen Steuerberatungskanzleien (Steuerberater Kottke + Buck) oder von sonstigen Dritten (z. B. Banken, Finanzämter) berechtigt übermittelt werden.
Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag und –ort, Staatsangehörigkeit, Kontodaten, Steuernummern), Legitimationsdaten (z. B. Ausweisdaten) und Authentifikationsdaten (z. B. Unterschriftsprobe).
Darüber hinaus können dies auch Auftragsdaten (z. B. Belege, Rechnungen, Zahlungsdatenträ-ger), Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (z. B. Umsatzdaten im Zah-lungsverkehr, Meldungen an die Sozialversicherungsträger), Informationen über Ihre finanzielle Situation (z. B. Bonitätsdaten, Scoring-/Ratingdaten, Herkunft von Vermögenswerten),
kreditrelevante Daten (z. B. Einnahmen und Ausgaben), Dokumentationsdaten (z. B. Beratungs-protokoll) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.
3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechts-grundlage?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):
a. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO)
Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Erbringung von Steuerberatungs-, Lohnbuchhaltungs- und allgemein beratender Dienstleistungen, im Rahmen der Durchführung unserer Verträge mit un-seren Mandanten oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage hin er-folgen.
Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach dem konkreten Produkt (z. B. Anfertigen von Privat- oder Unternehmenssteuererklärungen, Buchhaltungsaufträgen, Lohnab-rechnungsaufträgen) und können unter anderem die Durchführung von Beratung, sowie die Be-darfsanalysen umfassen.
Die weiteren Einzelheiten zu den Datenverarbeitungszwecken können Sie den maßgeblichen Ver-tragsunterlagen und Geschäftsbedingungen entnehmen.
b. Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hin-aus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten.
Beispiele:
• Konsultation von und Datenaustausch mit Finanzämtern zur Erstellung, Prüfung und
Bestätigung von Privat- und Unternehmenssteuererklärungen oder Bescheiden
• Übersendung von steuerrechtlich relevanten Informationen in Form von Newslettern
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebes der Steuerberatungskanzlei,
• Verhinderung und Aufklärung von Straftaten
• Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und
Produkten
• Insolvenzverwalter, welche im Rahmen einer drohenden oder eigetretenen Insolvenz anfragen
• Dritte, welche in den Steuerberatungs- bzw. damit verbundene Prozesse eingebunden sind
(z. B. Versicherungen, Banken, Fondsgesellschaften, Dienstleister, welche Wertermittlungen
durchführen)
c. Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Nutzung von Telefon- und E-Mail-Adresse für Rückfragen, Datenaustausch sowie den Newsletterversand) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben.
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dieses gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25.05.2018, uns ge-genüber erteilt worden sind.
Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbei-teten Daten.
d. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs.1 c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO)
Zudem unterliegen wir als Steuerberatungskanzlei diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z. B. Steuergesetz, Sozialversicherungsgesetz, Geldwäschege-setz) sowie berufsrechtlichen Vorgaben (z. B. dem Steuerberatungsgesetz).
Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Identitäts- und Altersprüfung, die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie die Betrugs- und Geldwäscheprä-vention.
4. Wer bekommt meine Daten?
Innerhalb unserer Kanzlei erhalten diejenigen Stellen bzw. Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen.
Auch von uns eingesetzte Dienstleister und deren Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese das Mandantengeheimnis wahren. Das sind Unternehmen in den Kategorien IT-Dienstleistungen, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, Inkasso, Beratung und Consulting.
Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unserer Kanzlei ist zunächst zu beachten, dass wir als Steuerberatungskanzlei zur Verschwiegenheit über alle Mandantenbezo-genen Tatsachen und Wertungen verpflichtet sind, von denen wir Kenntnis erlangen (Verschwie-genheitspflicht nach §§ 57,62 StBerG). Informationen über Sie dürfen wir grundsätzlich nur wei-tergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dieses gebieten, Sie eingewilligt haben oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger perso-nenbezogener Daten z. B. sein:
• Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzämter, Bundeszentralamt für Steuern, sonstige Finanzbehörden, Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung
• Andere Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute oder vergleichbare Einrichtungen, an die wir zur Durchführung der Geschäftsbeziehung mit Ihnen personenbezogene Daten übermitteln (je nach Vertrag z. B. betriebswirtschaftliche Übersichten, Sanierungspläne
• Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben bzw. für die Sie uns der Verschwiegenheitspflicht gemäß Ver-einbarung oder Einwilligung befreit haben, oder an die wir aufgrund einer Interessenabwägung befugt sind, personenbezogene Daten zu übermitteln.
5. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) findet statt, soweit
• es zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich ist (z. B. Finanzbehörden in Drittländern),
• es gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. steuerrechtliche Meldepflichten) oder
• Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.
Des Weiteren ist eine Datenübermittlung an Stellen in Drittstaaten in folgenden Fällen vorgese-hen:
• Mit der Einwilligung des Betroffenen oder aufgrund gesetzlicher Regelungen zur Bekämpfung von Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und sonstigen strafbaren Handlungen sowie im Rah-men einer Interessenabwägung, werden in Einzelfällen personenbezogene Daten (z. B. Steuerbe-scheide) unter Einhaltung des Datenschutzniveaus der Europäischen Union übermittelt
6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dieses für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass un-sere Geschäftsbeziehung ein Dauerschuldverhältnis ist, das auf Jahre angelegt ist.
Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist er-forderlich zu folgende Zwecken:
• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten: Zu nennen sind das Handels-gesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen 2 bis 10 Jahre
• Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.
7. Welche Datenschutzrechte habe ich?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berich-tigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21
DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG).
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dieses gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der Datenschutzgrundverordnung, also vor dem 25.05.2018, uns gegenüber erteilt worden sind.
Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen die vor dem Wi-derruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
8. Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten be-reitstellen, die für die Aufnahmen, Durchführungen und Beendigung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.
Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag mit Ihnen zu schließen oder diesen auszuführen und zu beenden.
Sollten Sie uns die notwendigen Informationen und Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, dür-fen wir die von Ihnen gewünschte Geschäftsbeziehung nicht aufnehmen oder fortsetzen.
9. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?
Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine voll-automatisierte automatische Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern die-ses gesetzlich vorgegeben ist.
10. Findet Profiling statt?
Derzeit nutzen wir keine automatisierte Datenverarbeitung, die die Daten unter bestimmten As-pekten auswertet und bewertet. Es findet somit kein Profiling statt.
Sollten wir dieses Verfahren zukünftig einsetzten, werden wir Sie hierüber gesondert informie-ren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
Dietmar Kottke
Steuerberater
Möhringer Str. 80
78532 Tuttlingen
Tel.: 07461 – 4024
Fax.: 07461 – 2563
E-Mail: info@steuerberater-kottke.de
Öffnungszeiten:
Mo – Do: 08:00 – 12:00 Uhr
13:00 – 17:00 Uhr
Fr.: 08:00 – 12:30 Uhr
