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DATENSCHUTZERKLÄRUNG FÜR MANDANTEN NACH Art. 13 und 14 DSGVO

I. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen und des betriebl. Datenschutzbeauftragten

1. Verantwortlicher

SMR SCHNURR MÜLLER-RENSMANN

Steuerberatung Rechtsanwälte

Partnerschaft mbB

Baumgartenstraße 2

79285 Ebringen
(nachfolgend auch "SMR)

2. Kontaktdaten des betriebl. Datenschutzbeauftragten

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte von SMR ist unter der o.g. Anschrift oder unter datenschutz@smrpartner.de erreichbar.

II. Personenbezogene Daten

1. Allgemeine personenbezogene Daten

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit und zum Zwecke der Leistungserbringen für unsere Mandanten verarbeiten wir die folgenden Daten:

· Kontaktdaten (u.a. Namen, Adresse, E-Mail-Adresse);

· Auftragsdaten (z.B. Bank und Zahlungsdaten);

· Korrespondenz;

· Vertriebsdaten; und

· Dokumentationsdaten (z.B. Gesprächsnotizen).

2. Besondere personenbezogene Daten

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit müssen wir zum Teil auch besondere personenbezogene Daten nach Art. 9 und 11 DSGVO verarbeiten. Darunter fallen folgende Daten

· Daten über die religiöse oder politische Weltanschauung (z.B. Daten für Kirchensteuer, Spendendaten an Parteien);

· Gesundheitsdaten (z.B. Belege über Behandlungen); und

· Daten über Strafverfahren nach Art. 11 DSGVO.

Die Anonymisierung und Pseudonymisierung dieser Daten ist im Wege unserer Tätigkeit nicht möglich.

III. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Wege unserer Leistungserbringung nach der DSGVO und dem BDSG nach den folgenden Bestimmungen:

· Gesetzliche Vorgaben nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (u.a. gesetzl. Aufbewahrungspflichten, Erfüllung von Verpflichtungen unseres Berufsstandes);

· Erfüllung vertragl. Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, die sich nach dem individuellen Auftragsverhältnis richten;

· Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (u.a. Verteidigung von Rechtsansprüchen; Gewährleistung der IT-Sicherheit, Benachrichtigungen über relevante Neuigkeiten im Steuerrecht)

· Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (u.a. Werbliche Ansprache, Übermittlung von Neuigkeiten zum Steuerrecht)

IV. Art der Verarbeitung

Wir verarbeiten nur Daten, die Sie uns im Rahmen der Geschäftsbeziehung zur Verfügung stellen. Die Daten erhalten wir im Rahmen von Anfragen direkt von Ihnen. Teilweise verarbeiten wir Daten, die wir im Zusammenhang der Auftragserteilung aus öffentlichen Registern oder von Behörden erhalten (z.B. Handelsregister, Finanzamt, Gerichte). Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung wenden wir keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO an.

V. Übermittlung von Daten

1. Allgemeines

Um unsere Dienstleistungen erbringen zu können, müssen wir Ihre Daten teilweise an externe Dienstleister oder öffentliche Behörden übermitteln, die diese speichern und verarbeiten. Von uns beauftragte Dienstleister sind als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig. Wir werden mit diesen gesonderte Auftragsverarbeitungsverträge abschließen. Teilweise sind wir verpflichtet, im Rahmen unserer beruflichen Verpflichtung personenbezogene Daten an öffentliche Stellen weiterzugeben.

An nachfolgende Stellen können wir personenbezogene Daten weiterleiten:

· Externe IT-Dienstleister (z.B. Serverbetreiber, Softwaredienstleiter für den Betrieb unserer Software);

· Öffentliche Stellen und Aufsichtsbehörden (Finanzverwaltung, Steuerberaterkammer, Rechtsanwaltskammer);

· Rechtsprechungs- und Strafverfolgungsbehörden (Gerichte, Polizei, Zollbehörden);

· Andere Anwälte oder Notare;

· Andere Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.

2. Übermittlung ins Ausland

Wir verarbeiten personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur in Deutschland oder der Europäischen Union. Eine Übermittlung ins Ausland erfolgt nur im Rahmen der DSGVO und nur wenn dies erforderlich ist und ein angemessenes Schutzniveau besteht (Art, 45 DSGVO). Sollten wir Ihre Daten im Rahmen der Mandatsbearbeitung (z.B. Abklärung mit ausländischen Rechtsanwälten) an eine Stelle außerhalb der Europäischen Union übermitteln, werden wir Sie vorab informieren.

VI. Dauer der Verarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden für die Dauer der vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten gespeichert und nach Zweckerfüllung oder auf Ihre Aufforderung hin oder unter Beachtung der entsprechenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des Verantwortlichen datenschutzkonform gelöscht. Grundsätzlich sind wir verpflichtet, Daten im Zusammenhang mit der Mandatserteilung bis zu 10 Jahre zu speichern. Zum Teil müssen wir Daten zur Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften bis zu 30 Jahre speichern.

VII. Hinweis über Auftragsverarbeitung

Im Rahmen unserer Tätigkeit für Sie (z.B. Buchhaltung und Lohnbuchhaltung) sind wir teilweise als Auftragsverarbeiter für Sie tätig. Wir weisen darauf hin, dass Sie als Auftraggeber weiterhin verpflichtet sind, eine ordnungsgemäße Datenverarbeitung zu gewährleisten. Auf Wunsch übermitteln wir Ihnen einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO zu.

VIII. Ihre Rechte

Soweit personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet werden, sind Sie nach der DSGVO sogenannter Betroffener. In diesem Fall stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu, das Recht auf Negativauskunft tritt hinzu, falls wir nichts über Sie gespeichert haben.

1. Auskunftsrecht

Neben der Auskunft, ob überhaupt Daten über Sie gespeichert wurden, haben Sie ein generelles Auskunftsrecht. Bei einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, können Sie über die folgenden Informationen Auskunft verlangen: Nach dem Gesetzeswortlaut entsprechend Art. 15 DSGVO werden wir Sie auf Ihr Verlangen unterrichten über die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden; die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden; die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden; die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer; des weiteren werden wir auf das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten hinweisen, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung; auf das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde, wir informieren Sie darüber hinaus auch über alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden; und soweit vorhanden über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person. Ihnen steht weiterhin das Recht zu, Auskunft zu der Frage zu, ob Ihre personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. Sollte dies der Fall sein, werden wir Sie über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO für die Übermittlung unterrichten.

2. Recht auf Berichtigung

Das Recht auf Berichtigung und das Recht auf Vervollständigung werden gewährleistet, wenn personenbezogenen Daten über Sie unrichtig oder unvollständig sind. Die Berichtigung wird unverzüglich, das bedeutet ohne schuldhaftes Zögern durch uns, vorgenommen.

3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung. In diesem Fall werden Ihre Daten nur noch gespeichert und nicht mehr weiterverwendet. Nach dem Gesetzeswortlaut können Sie dieses Recht geltend machen, wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen; wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen; wenn der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen. Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt wurde, dürfen diese Daten mit Ausnahme oben benannter schlichter Speicherung nur noch mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden. Sobald wieder mit den Daten gearbeitet werden soll, die Einschränkung der Verarbeitung also wieder aufgehoben werden soll, werden sie hierüber informiert.

4. Recht auf Löschung

Sie haben das Recht auf Löschung Ihrer Daten, soweit eine der folgenden Fälle einschlägig ist. Wir werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich löschen, wenn die Sie betreffenden personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte, und eine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung nicht besteht. Wenn Sie gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen und keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen, oder Sie gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Wenn die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden. Wenn die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich ist, dem der Verantwortliche unterliegt. Wenn die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben wurden.

5. Ausnahmen von dem Recht auf Löschung

Das Recht auf Löschung kann eingeschränkt sein. Dies ist der Fall, wenn die Daten erforderlich für die folgenden Zwecke ist: Nämlich nach dem Gesetzeswortlaut zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information; zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde; aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO; für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

6. Recht auf Unterrichtung

Wenn Sie als Betroffener das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung ausüben, sind wir als Verantwortliche verpflichtet, jedem Empfänger, dem die entsprechenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, die Geltendmachung der Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung durch den Betroffenen mitzuteilen. Dies gilt allerdings nicht, wenn sich dies als unmöglich erweist oder mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden ist. Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

7. Recht auf Datenportabilität (Datenübertragbarkeit)

Ihnen steht als Betroffener das Recht zu, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie an einen Verantwortlichen gegeben haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format herauszuverlangen. Hinzu kommt das Recht diese Daten einem Dritten Ihrer Wahl zukommen zu lassen. Der Verantwortliche wird Sie nicht dabei behindern die Daten an den neuen Verantwortlichen zu übertragen, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruht und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt. Soweit dies technisch machbar ist und die Freiheiten und Rechte anderer Personen hierdurch nicht beeinträchtigt werden, steht Ihnen zudem das Recht zu das Ihre personenbezogenen Daten direkt vom ursprünglichen Verantwortlichen an den neuen Verantwortlichen übertragen werden. Das Recht auf Datenportabilität gilt jedoch nicht in allen Fällen. Ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich für die Wahrnehmung einer Aufgabe ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

8. Widerspruchsrecht

Ihnen steht in verschiedenen Situationen ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung zu. Sie werden daher unterrichtet, dass Sie das Recht haben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die auf Basis der Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO durchgeführt wird, Ihren Widerspruch beim Verantwortlichen einzulegen. In diesem Fall werden personenbezogene Daten des Betroffenen nicht mehr verarbeitet, es sei denn, der Verantwortliche kann zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die schwerer wiegen als Ihre Interessen als Betroffener und Ihre Rechte und Freiheiten. Ebenso kann die Verarbeitung weiterhin erfolgen, wenn sie der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Direktwerbung steht Ihnen weiterhin das Recht zu, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung für derartige Werbung einzulegen. Gleiches gilt auch für Profiling, für den Fall, dass es in Verbindung mit derartiger Direktwerbung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet. Ihnen steht im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft das Recht zu, Ihren Widerspruch mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden. Die Regelegungen und Ihre Rechte aus der Richtlinie 2002/58/EG bleiben hiervon unberührt.

9. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen zu widerrufen. Der Widerruf gilt grundsätzlich nur für die Zukunft. Das bedeutet, dass durch den Widerruf der Einwilligungserklärung die bisherige Verarbeitung bis zum Eingang des Widerrufs der Einwilligung nicht rechtswidrig wird.

10. Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling

Ihnen steht das Recht zu, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, soweit diese Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Dies betrifft auch entsprechendes Profiling. Eine Ausnahme hiervon gilt, soweit die Entscheidung für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und dem Verantwortlichen erforderlich ist, aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten, denen der Verantwortliche unterliegt, zulässig ist und diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung Ihrer Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen enthalten oder mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt. Diese Entscheidungen dürfen nicht auf besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO beruhen, soweit nicht Art. 9 Abs. 2 lit. a oder g DSGVO gilt und angemessene Maßnahmen zum Schutz der Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen getroffen wurden. Bezüglich der in den beiden vorab genannten Absätzen betreffenden Fälle trifft der Verantwortliche angemessene Maßnahmen, um die Rechte und Freiheiten sowie Ihre berechtigten Interessen zu wahren. Hierzu gehört mindestens das Recht auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens des Verantwortlichen, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung.

11. Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde ist die Ihres Wohnortes. Es bleibt Ihnen unbenommen darüber hinaus etwaige gerichtliche Rechtsbehelfe zu erheben. Die Aufsichtsbehörde, bei der Sie Ihre Beschwerde eingereicht haben, wird Sie über den aktuellen Stand der Ergebnisse unterrichten und Ihnen mögliche Rechtsbehelfe anzeigen.

(Stand: Januar 2025)

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